При переводе делопроизводства необходимо составить приказ о передаче дел новому ответственному лицу. Такой приказ должен быть ясным, точным и содержать все необходимые детали и инструкции для успешной передачи дел.
Как составить акт приема-передачи дел на архивное хранение
Основные требования к акту приема-передачи дел
- Акт составляется в письменной форме и подписывается сотрудниками, осуществляющими прием и передачу дел.
- Акт должен содержать информацию о наименовании учреждения, дате составления, фамилии и должности сотрудников, осуществляющих прием и передачу дел.
- Акт должен содержать перечень переданных дел с указанием наименования, номера, годов, объема и срока хранения.
- Акт должен содержать подписи сотрудников, осуществляющих прием и передачу дел, а также лиц, свидетельствующих о приеме и передаче дел.
- Акт должен быть заверен печатью учреждения.
Пример составления акта приема-передачи дел на архивное хранение
Акт приема-передачи дел на архивное хранение
Учреждение: Название учреждения
Дата: Дата составления акта
Мы, нижеподписавшиеся, с одной стороны, Фамилия и должность сотрудника, осуществляющего передачу дел, и с другой стороны, Фамилия и должность сотрудника, осуществляющего прием дел, составляем настоящий акт приема-передачи дел на архивное хранение.
Переданы следующие дела:
- Название дела 1, № дела, год, объем, срок хранения
- Название дела 2, № дела, год, объем, срок хранения
- Название дела 3, № дела, год, объем, срок хранения
Прием дел подтверждают:
- Фамилия и должность сотрудника, осуществляющего прием дел
- Фамилия и должность другого сотрудника, свидетельствующего о приеме дел
Акт приема-передачи составлен в двух экземплярах, по одному для каждой стороны.
Подписи:
Составитель акта: Фамилия и подпись сотрудника, осуществляющего передачу дел
Составитель акта: Фамилия и подпись сотрудника, осуществляющего прием дел
Свидетель: Фамилия и подпись свидетеля
Заверено печатью учреждения.
Подпись:
Руководитель учреждения
Шаг 3. Инвентаризация имущества и обязательств организации
Для успешной инвентаризации имущества и обязательств организации рекомендуется выполнить следующие действия:
1. Подготовка к инвентаризации
В этом этапе следует ознакомиться с документацией, касающейся имущества и обязательств организации. Определить набор документов, необходимый для проведения инвентаризации, включая акты приема-передачи, договоры, накладные, оценки стоимости и другие.
2. Идентификация имущества и обязательств
Следует составить перечень имущества и обязательств организации, указывая их наименование, описание, стоимость и прочие необходимые характеристики. Также рекомендуется произвести маркировку имущества для удобства последующей инвентаризации и контроля.
3. Фиксация состояния имущества и обязательств
Необходимо провести инвентаризацию имущества и обязательств с учетом их фактического состояния и наличия. Для этого могут использоваться фотофиксация, составление актов инвентаризации, проверка соответствия документации и другие методы контроля.
4. Подписание актов приема-передачи
После проведения инвентаризации имущества и обязательств организации необходимо составить и подписать акты приема-передачи. В актах должны быть указаны все необходимые детали и условия передачи имущества и обязательств.
Инвентаризация имущества и обязательств организации является важным этапом, обеспечивающим корректную передачу делопроизводства. Она позволяет контролировать состояние и наличие имущества и обязательств, а также устанавливать ответственность сторон по их сохранению и исполнению. Следование указанным шагам поможет эффективно провести инвентаризацию и снизить вероятность возникновения проблем при передаче делопроизводства.
Шаг 3. Инвентаризация
После того, как дела были переданы, необходимо провести инвентаризацию, чтобы убедиться в полноте переданных документов и правильности их размещения. Инвентаризация поможет избежать потерь и пропаж дел, а также облегчит последующую работу с документами.
Основные этапы инвентаризации:
- Составление списка дел. Включите в список все переданные дела, указывая каждое дело по порядковому номеру, названию, году формирования и содержанию. При необходимости, дела можно группировать по категориям.
- Проверка соответствия списку дел. Перечитайте список дел и убедитесь, что все переданные дела указаны в нем. При обнаружении пропущенных дел, добавьте их в список.
- Проверка соответствия содержания. Сопоставьте содержание каждого дела в списке с его фактическим содержанием. Убедитесь, что все документы, указанные в списке, находятся в соответствующих делах.
- Подписание инвентаризационного акта. После проведения инвентаризации, составьте акт о проведенной инвентаризации дел. В акте укажите список дел, проверяемые параметры и результаты инвентаризации. Акт должен быть подписан руководителем и ответственным за инвентаризацию.
Инвентаризация позволяет контролировать передвижение и хранение документов, а также обеспечивает системность и порядок в делопроизводстве. Этот этап является важной составляющей процесса передачи дел и поможет избежать ошибок и проблем в будущем.
Нюансы, о которых нельзя забывать при написании приказа о передаче дел при переводе делопроизводства
При передаче дел при переводе делопроизводства необходимо учесть несколько важных нюансов, чтобы гарантировать правильное и беспроблемное осуществление процесса. Ниже приведены ключевые моменты, которые необходимо помнить при составлении приказа:
Указание на основание перевода делопроизводства
В приказе следует четко указать основание перевода делопроизводства, например, изменение организационной структуры, назначение нового руководителя или другие причины пересмотра документационного процесса. Это поможет установить логическую связь между приказом и причиной, а также сообщить всем заинтересованным сторонам о причинах перевода.
Составление списка передаваемых дел
В приказе необходимо составить подробный список дел, которые будут переданы при переводе делопроизводства. Список следует составлять в хронологическом порядке, указывая номера, названия и описания каждого дела для более точного и ясного указания передаваемой информации.
Информация о передающей и принимающей сторонах
Приказ должен содержать информацию о передающей и принимающей сторонах. Важно указать полное название организации, должности сотрудников и имена лиц, ответственных за передачу и прием дел. Это поможет предоставить ясные указания об ответственности каждой стороны в процессе передачи делопроизводства.
Описание порядка передачи дел
В приказе следует дать предварительное описание порядка передачи делопроизводства, чтобы участники процесса могли понять, как будет осуществляться передача. Можно указать, например, что передача будет осуществляться лично, с подписанием акта о передаче, или посредством электронной почты с уведомлением о получении.
Термин завершения передачи
В приказе также следует указать термин завершения передачи делопроизводства, чтобы ограничить время, в течение которого принимающая сторона должна завершить процесс приема. Это поможет предотвратить задержки и обеспечить своевременное выполнение перевода дел.
Акт о передаче делопроизводства
После написания приказа и подготовки передаваемых дел следует составить акт о передаче делопроизводства. В акте следует указать информацию о передаваемых делах, дату передачи, подписи передающей и принимающей сторон, а также другие детали, необходимые для обеспечения правильного осуществления передачи.
Организация контроля за выполнением перевода
Следует учесть необходимость организации контроля за выполнением перевода делопроизводства. Например, можно назначить ответственных за проверку правильности передачи и своевременное выполнение перевода, чтобы добиться эффективного и безошибочного завершения процесса.
Все эти нюансы являются важными аспектами, которые следует учесть при написании приказа о передаче дел при переводе делопроизводства. Соблюдение этих рекомендаций поможет гарантировать правильное и беспроблемное осуществление процесса и установление ясного порядка передачи делопроизводства.
Шаг 4. Проверка состояния учета и отчетности
При переводе делопроизводства важно провести проверку текущего состояния учета и отчетности. Это необходимо для обеспечения надлежащего сохранения и передачи информации, а также для предотвращения возможных ошибок и пропусков.
Как провести проверку состояния учета и отчетности:
- Проверьте наличие всех необходимых документов. Убедитесь, что все дела и документы, относящиеся к делопроизводству, находятся на своих местах. При необходимости, восстановите утраченные или утерянные документы.
- Проверьте актуальность информации. Обновите данные в учетной системе и документах, если это необходимо. Убедитесь, что отчеты и данные соответствуют текущему состоянию делопроизводства.
- Проверьте правильность заполнения документов. Удостоверьтесь, что все документы заполнены корректно и что нет ошибок или пропусков в информации.
- Проверьте соответствие документов законодательным требованиям. Убедитесь, что все документы соответствуют действующим законодательным нормам и требованиям. При необходимости, внесите исправления или дополнения.
- Проверьте наличие всех необходимых отчетов. Удостоверьтесь, что все отчеты о ходе делопроизводства и выполнении задач составлены и предоставлены в соответствии с установленными сроками и требованиями.
Примеры ошибок, которые можно обнаружить при проверке состояния учета и отчетности:
- Отсутствие важных документов. Если какие-то документы отсутствуют, это может привести к потере информации и затруднить работу с делопроизводством.
- Устаревшая информация. Если данные не актуализированы, могут возникнуть ошибки в принятии решений и неправильная оценка текущей ситуации.
- Неправильное заполнение документов. Ошибки или пропуски в заполнении документов могут привести к неверной интерпретации информации и некорректным решениям.
- Несоответствие законодательным требованиям. Нарушение требований законодательства может повлечь за собой негативные последствия, включая штрафы или санкции.
- Отсутствие необходимых отчетов. Если отчеты не составлены или не предоставлены в срок, это может создать проблемы при контроле и управлении делопроизводством.
Тщательная проверка состояния учета и отчетности поможет обеспечить эффективную передачу делопроизводства и минимизировать возможные риски и ошибки. При обнаружении проблем или несоответствий необходимо внести соответствующие исправления и обеспечить корректность и достоверность информации.
Шаг 5. Составление приказа
Для составления приказа о приеме передаче дел при переводе делопроизводства необходимо следовать определенной структуре и правилам оформления.
1. Заголовок приказа
В заголовке приказа необходимо указать наименование организации и слова «Приказ о приеме передаче дел при переводе делопроизводства».
Пример: Приказ ООО «Компания» о приеме передаче дел при переводе делопроизводства.
2. Дата и номер приказа
Необходимо указать дату составления приказа и его уникальный номер.
Пример: От «дата». № «номер».
3. Содержание приказа
В содержании приказа необходимо описать действия, сроки и ответственных лиц, связанные с приемом и передачей дел при переводе делопроизводства.
Пример: Укажите, что именно передается (например, «все дела, связанные с проектом А»), кто передает (ФИО сотрудника или структурное подразделение), кто принимает (ФИО сотрудника или структурное подразделение) и сроки (например, «передать до даты»).
4. Подпись и печать
Под подписью должны быть указаны ФИО и должность лица, составившего приказ. Также необходимо проставить печать организации.
5. Распечатка и распространение приказа
Приказ должен быть распечатан и подписан необходимыми лицами. Затем он должен быть распространен среди всех заинтересованных сторон, которые должны ознакомиться с его содержанием.
Пример: Распечатку приказа необходимо разослать по электронной почте всем сотрудникам, ответственным за делопроизводство, а также разместить его на внутреннем сайте организации.
Как быть, если главный бухгалтер не передал дела?
При переводе делопроизводства особенно важно, чтобы главный бухгалтер передал все необходимые дела новому сотруднику. Однако, иногда такая ситуация может возникнуть, и важно знать, как правильно с ней обращаться.
1. Обратитесь к руководству
Если главный бухгалтер не передал дела, в первую очередь стоит обратиться к вышестоящему руководству. Информируйте их о ситуации и просите помощи для решения данного вопроса. Руководство может назначить временного ответственного или помочь в организации передачи дел.
2. Взаимодействуйте с другими сотрудниками
В данной ситуации важно активно взаимодействовать с другими сотрудниками бухгалтерии. Объясните им ситуацию и просите сделать копии необходимых документов или предоставить доступ к электронным базам данных. Также обратитесь к коллегам, которые могут быть знакомы с порядком хранения и передачи дел и попросите их помощи.
3. Составьте акт о неполучении дел
Для официальной фиксации факта неполучения дел составьте акт. В акте укажите все необходимые детали, такие как дата, время, имена лиц, причину неполучения и перечень необходимых дел. Важно составить акт как можно скорее после обнаружения проблемы и подписать его совместно с коллегами, которые стали свидетелями данной ситуации.
4. Искать возможность получить информацию у других подразделений
Если главный бухгалтер не передал дела, возможно, что информация может быть получена у других подразделений или сотрудников компании. Обратитесь к руководителям этих подразделений и попросите предоставить необходимые документы. Также проверьте наличие электронной базы данных, где хранятся дела компании.
5. Принять меры для недопущения подобной ситуации в будущем
После разрешения текущей ситуации важно принять меры, чтобы избежать подобных проблем в будущем. Уточните порядок передачи дел при переводе должности и удостоверьтесь, что все сотрудники бухгалтерии знают об этом. Также рекомендуется вести журнал передачи дел и регулярно проводить инструктажи по регламенту хранения и передачи документов.
Как принимать дела у главного бухгалтера
Шаг 1: Подготовка
Перед принятием дел у главного бухгалтера необходимо подготовиться. Ознакомьтесь с рабочей документацией и убедитесь, что у вас есть все необходимые материалы для работы.
- Проверьте наличие списков дел и их актуальность.
- Убедитесь, что у вас есть доступ к необходимым электронным ресурсам и программным системам.
- Проверьте наличие всех печатей и подписей, которые могут понадобиться в процессе выполнения задачи.
Шаг 2: Встреча с главным бухгалтером
Встретившись с главным бухгалтером, уточните все детали по задаче и получите необходимую информацию.
- Обсудите с главным бухгалтером особенности работы с делами и возможные трудности, с которыми вы можете столкнуться.
- Задайте все необходимые вопросы и уточните любые непонятные моменты.
- Получите у главного бухгалтера ключевые документы и материалы, необходимые для работы.
Шаг 3: Анализ и систематизация
При принятии дел у главного бухгалтера необходимо провести анализ и систематизацию материалов.
- Проанализируйте состояние дела и определите его приоритетность и срочность.
- Определите необходимые действия и ресурсы для выполнения задачи.
- Систематизируйте документацию и разделите ее по категориям для удобства работы.
Шаг 4: Выполнение задачи
В ходе выполнения задачи уделите внимание следующим аспектам:
- Точность и внимательность: При работе с делами у главного бухгалтера особенно важно быть внимательными и аккуратными, чтобы избежать ошибок и упущений.
- Соблюдение сроков: Уточните с главным бухгалтером требуемые сроки выполнения задачи и придерживайтесь их строго.
- Конфиденциальность: Всегда помните о необходимости соблюдать конфиденциальность информации, с которой вы работаете.
Шаг 5: Отчетность и передача дела
По завершении работы отчитайтесь перед главным бухгалтером об выполненной задаче и передайте ему все необходимые материалы.
- Подготовьте отчет о проделанной работе, указывая выполненные задачи и результаты.
- Передайте главному бухгалтеру все документы и материалы, связанные с задачей.
- Убедитесь, что у главного бухгалтера нет дополнительных вопросов или требований.
Следуя данной инструкции, вы сможете эффективно и безошибочно принять дела у главного бухгалтера и успешно выполнять свои обязанности в рамках данной задачи.
Шаг 6. Получение пояснений от прежнего главного бухгалтера
Для успешного перевода делопроизводства необходимо получить пояснения от прежнего главного бухгалтера. Этот шаг позволит уточнить некоторые детали и дать возможность новому главному бухгалтеру получить полное представление о процессе ведения бухгалтерии в организации.
Следует обратить внимание на следующие вопросы и аспекты:
- 1. Перечень основных задач, выполняемых главным бухгалтером.
- 2. Используемые методы и системы ведения бухгалтерского учета.
- 3. Особенности взаимодействия с другими отделами организации.
- 4. Важные документы и отчетность, которые необходимо подготовить и предоставить.
- 5. Правила и процедуры, регламентирующие бухгалтерские операции.
В процессе получения пояснений от прежнего главного бухгалтера рекомендуется использовать перечень вопросов, составленный заранее, чтобы не упустить важные моменты. Также полезно запросить доступ к системам бухгалтерии, чтобы самостоятельно ознакомиться с актуальными данными и сделать необходимые заметки.
Пример:
Вопросы для получения пояснений:
- Какие бухгалтерские задачи ты выполнял в своей работе?
- Какие методы и системы бухгалтерии использовались в организации?
- Какие документы и отчеты тебе приходилось подготавливать и предоставлять?
- Какие правила и процедуры ты соблюдал при выполнении бухгалтерских операций?
Изучение полученных пояснений поможет новому главному бухгалтеру более эффективно приступить к своим обязанностям и позволит быстрее войти в работу, уже имея представление о текущих процессах и особенностях работы в организации.
Шаг 7. Составление и подписание акта приема-передачи дел
Шаг 1. Определение компетентных лиц
Перед составлением акта приема-передачи дел необходимо определить, кто будет участвовать в этом процессе. Компетентными лицами могут быть сотрудники старой и новой структурных подразделений, ответственные за делопроизводство.
Шаг 2. Установление даты и места составления акта
Акт приема-передачи дел должен содержать информацию о дате и месте его составления. Важно выбрать удобное для всех сторон место и установить дату, чтобы все сотрудники могли быть присутствовать при составлении и подписании документа.
Шаг 3. Описание передаваемых дел
Акт приема-передачи дел должен содержать полное описание передаваемых дел включая название, номер и содержание дела. Также следует указать сроки хранения и особые указания по хранению и обработке дел, если таковые имеются.
Шаг 4. Указание ответственных лиц
В акте следует указать имена и должности ответственных лиц, которые осуществляют передачу и прием дел. Это позволит четко определить круг ответственных сотрудников и облегчит контроль над процессом передачи дел.
Шаг 5. Подписание и утверждение акта приема-передачи дел
Акт приема-передачи дел должен быть подписан всеми участниками процесса передачи, а также руководителями соответствующих структурных подразделений. Подписи свидетельствуют о согласии с содержанием документа и подтверждают факт передачи дел.
Шаг 6. Распространение акта приема-передачи дел
После подписания акта приема-передачи дел, его следует распространить всем участникам процесса передачи для ознакомления. Это необходимо для предотвращения возможных споров или недоразумений в будущем.
Шаг 2. Банк-клиент
1. Подписание договора
Перед началом сотрудничества важно заключить договор между банком и клиентом. В нем должны быть четко прописаны права и обязанности обеих сторон, условия использования банковских услуг, комиссии и процентные ставки.
2. Информационная поддержка
Банк должен предоставить клиенту всю необходимую информацию об услугах, сроках и порядке их оказания. В случае возникновения вопросов клиент должен иметь возможность обратиться к банку для получения консультации или разъяснения.
3. Безопасность данных
Банк должен гарантировать сохранность и конфиденциальность данных клиента, предоставленных им в процессе сотрудничества. Установление надежной системы защиты информации – одно из важных требований при оказании банковских услуг.
4. Учетная запись клиента
Для удобства клиентов банк предоставляет учетную запись – персональный кабинет, где доступна информация о счетах, операциях, состоянии средств и другие важные данные. Клиент может получить доступ к учетной записи через интернет-банкинг или мобильное приложение банка.
5. Финансовые операции
Для клиента банк становится партнером в проведении различных финансовых операций. Клиенту доступны услуги по ведению счета, осуществлению платежей, привлечению и учету финансовых средств.
Преимущества использования банка
- Надежность: банк обеспечивает безопасность средств клиента и надежность выполнения операций.
- Удобство: клиент может осуществлять финансовые операции в любое удобное время через интернет-банкинг или мобильное приложение.
- Индивидуальный подход: банк предоставляет услуги, учитывая потребности и пожелания каждого клиента.
- Консультации: клиент всегда может обратиться в банк для получения профессиональной консультации в вопросах связанных с финансами.
| Стороны договора | Условия договора |
|---|---|
| Банк | Название банка, адрес, реквизиты, лицензия. |
| Клиент | Полное наименование организации/ФИО, адрес, реквизиты. |
| Предмет договора | Оказание банковских услуг, порядок и условия. |
| Срок договора | Начало действия, продолжительность, условия расторжения. |
| Ответственность сторон | Порядок и размер возмещения в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств. |
Оперативное и грамотное оформление всего комплекса документов при переводе делопроизводства между банком и клиентом обеспечивает эффективное и четкое взаимодействие, удобство и безопасность получения банковских услуг.
Что делать работодателю
Когда работник уходит из компании, работодателю необходимо выполнить ряд действий, чтобы правильно организовать передачу дел и выполнение работ. Здесь представлен набор рекомендаций для работодателя:
1. Создайте правильное направление
Передача дел должна быть официально оформлена приказом и составлена в письменном виде для документального подтверждения процесса передачи делопроизводства от одного работника другому.
2. Подготовьте полный перечень дел
Необходимо составить полный перечень дел, которые будут переданы новому работнику. Это поможет избежать пропусков и ошибок при передаче информации. В перечне должны быть указаны основные документы, которые связаны с работой конкретного сотрудника.
3. Проведите встречу
Назначьте встречу между уходящим и новым работником, чтобы осуществить письменную передачу делопроизводства. В процессе встречи необходимо обсудить особенности работы, основные задачи и показать, где находятся все необходимые документы и информация.
4. Документируйте процесс передачи
Оформите акт передачи делопроизводства в письменном виде. В акте указываются все важные детали передачи, включая даты, имена работников и состав передаваемых дел. Это позволит иметь письменные доказательства передачи и поможет решить все споры в будущем.
5. Обеспечьте доступ к необходимым ресурсам
Убедитесь, что новый работник имеет доступ к необходимым ресурсам и программному обеспечению, чтобы продолжить работу без проблем. Это может включать учетные записи, пароли и доступ к электронным системам.
6. Обеспечьте поддержку новому работнику
После передачи делопроизводства новому работнику, удостоверьтесь, что он получает необходимую поддержку и помощь в процессе адаптации к новым задачам и функциям работы. Организуйте обучение и предоставьте руководство по выполнению задач.
Соблюдение этих рекомендаций поможет работодателю правильно организовать передачу дел и обеспечить бесперебойное продолжение работы после ухода сотрудника из компании.
Шаг 1. Ознакомление нового главного бухгалтера с должностной инструкцией
Цель ознакомления
Цель данного шага — предоставить новому главному бухгалтеру необходимую информацию о его должности и основные принципы работы. Это поможет ему лучше понять свои обязанности и быть готовым к выполнению задач.
Ключевые моменты для ознакомления
При ознакомлении нового главного бухгалтера с должностной инструкцией следует обратить особое внимание на следующие моменты:
- Общая информация: вводная информация о компании, ее деятельности и структуре.
- Описание должности: детальное описание обязанностей, прав и ответственности главного бухгалтера.
- Организационные положения: описание взаимодействия главного бухгалтера с другими подразделениями компании и взаимосвязи с другими должностями.
- Рабочие процедуры и инструкции: описание основных рабочих процессов и процедур, связанных с должностью главного бухгалтера.
- Используемое программное обеспечение: информация о специализированных программных продуктах, используемых в работе главного бухгалтера.
- Конфиденциальность и защита информации: правила охраны конфиденциальной информации компании и обязанности по ее защите.
Дополнительная информация
В процессе ознакомления главный бухгалтер может задавать вопросы, связанные с его должностью и работой, и получать разъяснения от предыдущего главного бухгалтера или руководителя. Необходимо обеспечить полную информацию и поддержку для нового сотрудника.
Важность правильного ознакомления
Правильное ознакомление нового главного бухгалтера с должностной инструкцией поможет избежать недоразумений, повысит эффективность его работы и способствует плавному переходу управления делами. Это также поможет новому сотруднику быстрее освоиться в компании.
| Преимущество | Значение |
|---|---|
| Понимание должности | Быстрое освоение новой должности и понимание связанных с ней обязанностей. |
| Повышение эффективности | Снижение временных затрат на выполнение задач и более точное выполнение поставленных целей. |
| Соблюдение правил | Предупреждение возникновения ошибок и нарушений при выполнении рабочих процессов. |
Ознакомление нового главного бухгалтера с должностной инструкцией необходимо для правильного выполнения его обязанностей и эффективной работы в компании. Хорошая подготовка и пошаговое ознакомление помогут новому сотруднику более быстро адаптироваться и стать полноценным членом команды.
Кто обязан передавать дела
При передаче делопроизводства важно определить, кто именно обязан передавать дела. В зависимости от структуры и организации, это может быть несколько категорий лиц.
1. Руководитель организации
В соответствии с положениями закона, руководитель организации, будь то директор, генеральный директор или иной высокопоставленный сотрудник, обязан осуществлять передачу дел при переводе делопроизводства. В его компетенцию входит организация процесса передачи, контроль и утверждение передаточных документов.
2. Ответственный за делопроизводство
Ответственный за делопроизводство, обычно это специалист с определенными полномочиями, должен подготовить все необходимые документы для передачи дел. Он занимается инвентаризацией, составляет перечень передаваемых дел и контролирует их правильность и полноту.
3. Работники отдела делопроизводства
Сотрудники отдела делопроизводства являются непосредственными исполнителями процесса передачи дел. Они занимаются упаковкой, маркировкой и укладкой дел в специальные коробки или контейнеры. Они также автоматизируют процесс передачи с помощью специальных программ или систем учета.
4. Принимающая сторона
Принимающая сторона может быть другой организацией или подразделением этой же организации. Она обязана принять переданные дела, проверить их целостность, провести инвентаризацию и поставить свою подпись о приеме. Она также отвечает за дальнейшую работу с переданными делами и их хранение.
Итак, основными участниками процесса передачи дел являются руководитель организации, ответственный за делопроизводство, работники отдела делопроизводства и принимающая сторона. Каждая из этих категорий лиц выполняет свои определенные функции и несет ответственность за свою часть работы.
Шаг 6. Акт приема-передачи дел
Содержание акта приема-передачи дел:
- Дата и место составления акта. Дата должна быть указана полностью и точно, а место — название организации или подразделения, где составляется акт.
- Статус и полное наименование организаций. В акте должны быть указаны стороны — передающая и принимающая организации с указанием их полного наименования и юридического статуса.
- Список передаваемых дел. В акте должен быть подробно перечислен каждый передаваемый деловой документ с указанием его наименования, номера, даты и состояния.
- Состояние дел. Для каждого передаваемого дела необходимо указать его состояние — открытое, закрытое, на рассмотрении, на подписи и т.д.
- Подписи и реквизиты ответственных лиц. В акте должны быть указаны ФИО, должности и подписи ответственных лиц, осуществляющих передачу и прием дел.
Акт приема-передачи дел должен быть составлен в 2-х экземплярах, по одному для каждой стороны. Подписи на акте должны быть заверены печатью организации.
Пример акта приема-передачи дел:
| Дата и место составления акта | 10 января 2022 г., г. Москва |
|---|---|
| Передающая организация | ООО «Деловая компания» |
| Принимающая организация | ОАО «Развитие» |
Передаваемые дела:
- Договор № 123 от 01.01.2022 г.
- Приказ о назначении руководителя подразделения
- Протокол собрания акционеров от 05.12.2021 г.
Состояние дел:
- Договор № 123 открыт.
- Приказ о назначении руководителя подразделения на рассмотрении.
- Протокол собрания акционеров закрыт.
Акт составлен:
- Передающая организация: Иванов И.И., главный юрист, подпись: _________
- Принимающая организация: Петров П.П., начальник отдела документооборота, подпись: _________
Шаг 1. Отмена доверенностей
Доверенности предоставляют различным сотрудникам право делать определенные действия от имени организации. Однако, при переводе делопроизводства, все доверенности должны быть аннулированы или пересмотрены, чтобы обеспечить четкое разграничение полномочий и установить новую порядковую схему.
Для отмены доверенностей рекомендуется следующая последовательность действий:
- Составить список всех действующих доверенностей — необходимо провести аудит всех действующих доверенностей, чтобы точно знать, какие полномочия имеются и какие действия может совершать каждый сотрудник.
- Получить согласие всех сторон на отмену доверенностей — перед тем, как отменить или изменить доверенности, необходимо обсудить это с участниками процесса и получить их согласие на изменения. Это поможет избежать недоразумений и установить ясные правила для всех.
- Составить приказ об отмене доверенностей — после получения согласия всех заинтересованных сторон, необходимо составить приказ об отмене доверенностей. В приказе следует указать, какие доверенности аннулируются, какие изменяются и какие новые доверенности будут установлены.
- Распространить приказ — после составления приказа, его необходимо распространить между всеми сотрудниками, которых это касается. При необходимости можно провести внутреннюю встречу или обучение, чтобы удостовериться, что все сотрудники правильно поняли изменения и знают, как им следовать.
Важно помнить, что отмена доверенностей — это лишь первый шаг в процессе перевода делопроизводства. Однако, он является фундаментом для создания новой системы, которая будет эффективно функционировать и соответствовать потребностям организации.